Dejé el «grupo de WhatsApp ‘Pedidos'» y el «juego de las culpas». Te enseño el sistema para dejar de cazar pedidos, evitar errores y saber cuánto vendes.
¿Te suena familiar? Tu negocio empieza a crecer, los pedidos aumentan y creas un sistema «moderno» para manejarlos: un grupo de WhatsApp llamado «Pedidos» donde solo estás tú y tu socio (o tu esposa, en mi caso).
Parece fácil. El cliente confirma, le damos «reenviar» al grupo y ¡listo! El pedido está guardado.
Lo admito, así lo hicimos por años. Hasta que ese sistema empezó a costarnos dinero y nos metió en el «juego de las culpas».
El mayor problema de WhatsApp es que no puedes modificar los mensajes. Si un cliente hace un cambio («siempre sí lo quiero en azul, no en rojo») y manda ese mensaje… pero tu socio o empleado ve el primer mensaje, hace así el pedido. Hasta que llega al último mensaje no se dará cuenta de que había cambios.
¿El resultado? Un producto mal hecho, un cliente molesto, y empezamos a echarnos culpas.
No nos dimos cuenta de que nuestro sistema era el que estaba mal.
El Costo Real del Caos: «Cazar Pedidos Uno por Uno»
El «juego de las culpas» es solo un síntoma. El costo real es el tiempo y el estrés.
Antes de empezar el día, el trabajo real era «administrar el chat». Tenía que ponerme a «cazar» los pedidos uno por uno, verificar si el cliente había mandado cambios, anotar en una libreta el material que faltaba para ir de compras… Era una locura.
Equivocarnos cuesta dinero y tiempo. Y honestamente, no había pensado en lo estresante que era esa simple tarea de «revisar el chat» cada mañana. Es un cuello de botella que te roba horas.
La Falsa Solución: ¿Por qué Excel y Google Sheets Tampoco Funcionan?
Ok, entonces WhatsApp es un caos. El siguiente paso lógico es un Excel o una Hoja de Cálculo de Google, ¿verdad?
Esta opción es buena, pero tiene trampas ocultas.
- No son gratis (del todo): Excel (Microsoft Office) ahora es una suscripción mensual. Usarlo «pirata» cuesta dinero y te arriesgas a un malware.
- No Automatizan NADA: Google Sheets es gratis, pero no automatiza el proceso. Necesitas saber o estudiar fórmulas, macros y scripts para que «haga cosas».
- Las Plantillas se Vuelven Obsoletas: Hay muchos que venden plantillas de Excel para esto, pero es una inversión… y no siempre las actualizan.
Una hoja de cálculo es una buena opción, pero es una herramienta pasiva. Sigue requiriendo que tú hagas todo el trabajo de «cazar», «verificar» y «actualizar» manualmente.
El Error Conceptual: Olvidar la Estrategia (y los Reportes)
Cuando iniciamos, solemos olvidar las cosas estratégicas. Yo estaba tan metido en «cazar» pedidos que olvidé el panorama general.
La razón por la que el caos duele tanto es porque no sabes el impacto real que tiene.
El síntoma más claro de que tu sistema falló es esta pregunta: ¿Sabes exactamente cuánto vendiste el mes pasado?
Nosotros no lo sabíamos. Un sistema de pedidos real no solo te dice qué hacer, te dice qué hiciste. Y eso es administración. La falta de este reporte fue, de hecho, una de las grandes motivaciones para crear Gestor Pro.
Conclusión: De un «Chat» a un «Sistema de Producción»
Entendí que nuestro problema no era de «esfuerzo», era de «sistema».
- WhatsApp es para chatear.
- Excel es para números.
- Nosotros necesitábamos una herramienta para producir.
Por eso construí el Módulo de Producción en Gestor Pro.
No es un chat. No es una hoja de cálculo. Es un flujo de trabajo.
Cuando registras una Venta, el pedido cae automáticamente en la columna de «Pendiente». Ya no hay que «cazarlo».
Cuando empiezas a hacerlo, lo mueves a «En Proceso».
Y cuando lo terminas, a «Completado».
¿Y si el cliente hace un cambio? No mandas otro mensaje de WhatsApp. Simplemente editas la orden original. Hay una sola versión de la verdad. El «juego de las culpas» se acaba.
Si estás listo para dejar de «cazar» pedidos en un chat y tener un control real de tu taller, necesitas un sistema de producción, no un mejor grupo de WhatsApp.
Aprende más sobre cómo organizar tu taller en nuestra Guía Definitiva de Inventario y Producción…
